Un salarié a cinq ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels

L’employeur ne peut exiger par note interne que les salariés produisent les justificatifs de leurs frais professionnels sous un certain délai au-delà duquel ils seront privés de remboursement, précise la Haute juridiction dans un arrêt du 20 mai.
Dès lors que l’action en remboursement des frais professionnels se prescrit par cinq ans, un salarié dispose de ce délai pour fournir à l’employeur les pièces nécessaires au remboursement de ses frais. Dans cet arrêt, la Cour de cassation prend le contre-pied d’une décision non publiée de 2006, en reprenant mot pour mot l’argumentation alors développée par le salarié.

Un mois pour fournir les justificatifs

Par note interne du 24 mars 2000, l’employeur avait fixé un délai d’un mois pour produire les justificatifs des frais professionnels. Or, un salarié, licencié le 19 septembre 2002, n’avait adressé à l’entreprise ses justificatifs pour l’année 2001 et les sept premiers mois de 2002 que le 12 février 2004. L’entreprise ayant refusé de les prendre en compte, le salarié a intenté une action en remboursement et obtenu gain de cause.
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération, à moins qu’il n’ait été contractuellement prévu qu’il en conserverait la charge moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au smic (Cass. soc., 10 novembre 2004, n° 02-41.881, Bull. n° 282).

L’employeur peut-il, dans un souci de bonne gestion, imposer aux salariés un délai pour communiquer les justificatifs des frais professionnels ? Et peut-il refuser de tenir compte des justificatifs tardifs ? La Cour de cassation l’avait admis en 2006 : « L’arrêt, qui a constaté que le salarié n’avait pas respecté les délais de production des justificatifs de ses frais prévus par une note interne à laquelle renvoyait son contrat de travail, n’encourt pas les griefs du moyen », avait alors précisé la chambre sociale (Cass. soc., 7 mars 2006, n° 04-40.869). Et ce en dépit de l’argumentation développée par le salarié, mettant en avant le caractère d’ordre public des dispositions relatives au paiement des salaires, lequel interdirait à l’employeur de fixer le délai au terme duquel il sera libéré de sa dette envers le salarié.

Prescription quinquennale

Trois ans plus tard, on retrouve l’argumentation sous la plume des Hauts magistrats. L’arrêt commence par rappeler que « la prescription quinquennale instituée par l’article L. 143-14 devenu L. 3245-1 du Code du travail s’applique à l’action en remboursement de frais professionnels comme à toute action afférente au salaire » (Cass. soc., 12 juillet 2006, n° 04-48.687, Bull. n° 242 ; Cass. soc., 14 décembre 2006, n° 05-41.200).
L’arrêt ajoute que « les dispositions relatives au paiement des sommes dues au titre de l’exécution du contrat de travail étant d’ordre public, il n’entre pas dans le pouvoir de l’employeur de fixer le délai au terme duquel il sera libéré de la dette contractée envers le salarié qui a, pour l’exécution de son contrat de travail, exposé des frais dont le remboursement est dû dans son principe ». Les Hauts magistrats ont par suite confirmé la condamnation de l’entreprise à rembourser au salarié ses frais professionnels, dès lors qu’il avait adressé à l’employeur ses justificatifs dans le délai de la prescription quinquennale.

Cass. soc., 20 mai 2009, n° 07-45.722 F-PB