Une circulaire précise les nouvelles règles d’indemnisation des conseillers prud’hommes

Dans une circulaire du 16 septembre, le ministère de la Justice et des Libertés précise les nouvelles modalités d’indemnisation des conseillers prud’hommes, introduites par le décret n° 2008-560 du 16 juin 2008, modifié par les décrets n° 2009-1010 et n° 2009-1011 du 25 août 2009 (v. Bref social n° 15427 du 28 août 2009). La circulaire, qui détaille notamment les activités indemnisables (activités prud’homales et frais de déplacement), rappelle que « la réforme met en place une indemnisation au réel fondée sur un système déclaratif encadré ».
Sont annexés à la circulaire plusieurs formulaires (relevé individuel des temps d’activité, demande de remboursement des salaires, etc.).

Activités juridictionnelles

La circulaire liste les activités prud’homales indemnisables. Outre les activités administratives, donnent lieu à indemnisation les activités juridictionnelles suivantes.
• Étude préparatoire des dossiers. Les durées maximales indemnisables prévues par l’article D. 1423-65 du Code du travail (bureau de conciliation : 30 minutes par audience ; bureau de jugement : une heure par audience ; formation de référé : 30 minutes par audience) constituent un plafond par audience et en aucun cas par dossier, car la durée consacrée à l’examen des pièces figurant au dossier « n’a pas vocation à être importante ». Lorsque le temps réel de préparation est inférieur aux plafonds autorisés, c’est la durée réelle de cette préparation qui doit être mentionnée sur le relevé individuel des temps d’activités.

• Mesures d’instruction. Le temps consacré par le conseiller rapporteur à l’exercice de la mission qui lui est confiée est indemnisé sur ses déclarations.

• Participation aux audiences. Chaque membre de la formation ayant siégé à l’audience doit indiquer sur son relevé individuel des temps indemnisés l’heure de début de l’audience prévue par la convocation adressée aux justiciables en retranchant 15 minutes (ainsi, pour une audience prévue fixée à 14 h, le conseiller doit mentionner 13 h 45 sur son relevé) et l’heure de fin d’audience fixée par la feuille d’audience en ajoutant 15 minutes (pour une fin d’audience fixée à 18 h 30, le conseiller devra mentionner 18 h 45).

• Étude postérieure des dossiers. Ce temps de préparation du délibéré, qui peut consister en des recherches juridiques, ne saurait avoir un caractère systématique mais ne doit pas non plus être refusé par principe, indique la circulaire, qui précise qu’il revient au bureau de jugement ou à la formation de référé d’apprécier l’acuité de la difficulté juridique en cause et de donner son accord. Le temps indemnisable est en principe pour les deux conseillers désignés de 1 heure 30 minutes par dossier en bureau de jugement et de 30 minutes par dossier pour la formation de référé. Toutefois, ces temps peuvent à titre exceptionnel, pour des recherches particulièrement ardues, être dépassées, sur décision de la formation de référé ou du bureau de jugement, qui en fixent la durée sans autre recours possible.

• La participation au délibéré. Le temps consacré au délibéré à l’issue de l’audience ou ultérieurement est indemnisé, de même que les temps de transport et d’attente en cas d’annulation du délibéré.

• Rédaction des décisions et procès-verbaux. La circulaire rappelle que les durées prévues à l’article D. 1423-66 du Code du travail (30 minutes pour un PV de conciliation, cinq heures pour un jugement, une heure pour une ordonnance de référé) ne constitue pas des forfaits. Si le conseiller parvient à rédiger en moins de cinq heures ou d’une heure, il doit déclarer le temps qu’il a effectivement passé pour rédiger. « Il ne s’agit pas d’une faculté offerte au conseiller, mais bien d’une obligation légale ».
À l’inverse, en cas de dépassement de ces durées, le conseiller est en droit d’obtenir une indemnisation correspondant au temps effectivement consacré à la rédaction, selon une procédure de demande d’autorisation délivrée par le président du conseil, que détaille la circulaire. Il est précisé que l’inexpérience d’un conseiller doit être appréciée comme motif pouvant justifier l’octroi d’un temps de rédaction supérieur.

Formalités

Le recensement de l’activité fait l’objet d’un formalisme détaillé par la circulaire.
• Relevé individuel des temps. La circulaire précise les règles relatives à la mention des temps consacrés par les conseillers à leurs activités, sur le relevé individuel des temps d’activités indemnisables.

• Demande de remboursement de salaire. Le remboursement du salaire, des avantages et des charges sociales est effectué chaque mois sur demande de l’employeur sur la base d’un formulaire Cerfa complété par ses soins. La circulaire liste les éléments à joindre, notamment les éléments nécessaires au calcul du montant des sommes à rembourser. Il est précisé que la durée d’absence correspond à la durée de l’activité prud’homale, sans qu’il y ait lieu d’arrondir à la demi-heure supérieure.
Le texte détaille en outre la procédure de contrôle de cette demande effectué par le président du conseil et le greffier en chef.

Règlement des indemnités

Les indemnités sont versées soit à l’employeur sous forme de remboursement du salaire, soit directement au conseiller sous forme de vacations.
• Remboursement de salaires. La circulaire précise les règles applicables concernant les :
– heures supplémentaires ;
– les charges et avantages remboursés.

• Vacations. Sont détaillées les règles applicables au régime des vacations (C. trav., art. D. 1423-56 et suivants). Le taux de vacation horaire est fixé à 7,10 euros depuis le 18 juin 2008.

• Régimes particuliers. Sont notamment concernés les conseillers prud’hommes au forfait jour (C. trav., art. D. 1423-63-1). Cette modalité particulière d’indemnisation, note la circulaire, engendrant une dépense élevée pour l’État, implique pour l’intéressé, dans la mesure du possible, le regroupement de son activité prud’homale.

Entrée en vigueur

Les nouvelles règles issues des deux décrets du 25 août 2009 sont applicables aux activités prud’homales réalisées à compter du 1er septembre 2009. Ainsi, s’agissant d’un dossier qui a fait l’objet d’une audience et d’un délibéré avant le 1er septembre 2009, mais dont la rédaction de la décision a eu lieu à compter du 1er septembre, les modalités d’indemnisation de la rédaction de cette décision seront régies par les dispositions de ces décrets. À l’inverse, les activités réalisées jusqu’au 1er septembre 2009 demeurent régies par les seules dispositions du décret du 16 juin 2008.

Circ. DSJ n° SJ-09-323-AB1 du 16 septembre 2009

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