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Simplification des obligations en matière d’affichage et de transmission de documents à l’inspection du travail

Simplification des obligations en matière d’affichage et de transmission de documents à l’inspection du travail
Deux décrets du 20 octobre 2016 relatifs à la simplification des obligations des employeurs en matière d’affichage obligatoire et de transmission de certains documents à l’inspection du travail ont été publiés au Journal officiel le 22 octobre 2016 (textes no 16 et 17). 

Ces mesures sont entrées en vigueur le lendemain de leur publication, le 23 octobre dernier.


Décrets no 2016-1417 et no 2016-1418, 20 octobre 2016, relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration, JO du 22 oct.


Du « choc de simplification » à la « flexibilisation » du droit du travail, la même ligne aura été suivie tout au long du quinquennat de François Hollande. Débuté dès 2013, le choc de simplification répond à un objectif de compétitivité pour « les entreprises, les TPE et PME, les entrepreneurs, les indépendants, qui consacrent trop de temps aux démarches administratives », peut-on lire sur le site du Gouvernement. Parallèlement, depuis 2014, un chantier de simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage est en route. Les décrets du 20 octobre dernier s’inscrivent donc naturellement dans la politique du Gouvernement. La simplification y est double : elle concerne à la fois les obligations d’affichages dans l’entreprise et les obligations de transmission de certains documents à l’inspection du travail.


De l’affichage vers la communication « par tout moyen » avec les salariés de l’entreprise


Depuis 1985 (L. no 85-772, 25 juill. 1985), le code du travail prévoit une triple obligation générale d’affichage dans l’entreprise. Il s’agit de l’adresse et du numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement, des services de secours d’urgence et de l’inspection du travail compétente ainsi que le nom de l’inspecteur compétent (C. trav., art. D. 4711-1). Ces informations doivent être affichées « dans des locaux normalement accessibles aux travailleurs », à savoir un endroit dans l’entreprise où tout salarié a l’autorisation d’aller.

Cette obligation générale est complétée de diverses obligations complémentaires d’affichages, permettant d’informer le salarié sur la vie de l’entreprise et les conditions de travail des salariés. À ces informations complémentaires se sont ajoutées les affiches des syndicats et des institutions représentatives du personnel, sur des panneaux distincts de ceux réservés à l’employeur (C. trav., art. L. 2142-3 et suiv. et L. 2315-7). Dans la pratique, cela a abouti à des informations à afficher parfois redondantes, certaines étant moins pertinentes que d’autres et noyant ainsi le plus souvent les informations essentielles dans leur masse.


Le législateur a réagi avec la loi no 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises. L’objectif de la loi est de moderniser ces obligations d’affichages, sans porter atteinte aux droits des salariés, c’est-à-dire sans altérer leur droit à l’information. L’étude d’impact explique que les mesures d’affichage, qui « ne sont souvent que l’une des modalités prévues par le texte », sont parfois imposées par le code du travail, privant les entreprises de « souplesse » en la matière. Le législateur charge donc le Gouvernement d’identifier les obligations d’affichages non pertinentes, et les remplacer par « une obligation d’information par tout moyen, qui offre des garanties au moins équivalente aux salariés en termes de droit à l’information ». S’en est donc suivie l’ordonnance no 2014-699 du 26 juin 2014, portant simplification et adaptation du droit du travail, remplaçant déjà nombre d’obligations d’affichages par des obligations d’information par tout moyen, notamment en matière de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel (V. CLCE no 140, sept. 2014, p. 26).


En octobre dernier, deux décrets poursuivent cette volonté de simplification en remplaçant encore certaines obligations d’affichage par des obligations d’information des salariés « par tout moyen ». Encore des domaines dans lesquels un affichage dans l’entreprise, dans des locaux accessibles aux travailleurs n’est plus nécessaire. L’employeur pourra tout aussi bien informer les salariés par courrier papier, par messagerie électronique ou en mettant l’information en ligne sur l’intranet de l’entreprise. L’employeur devra tout de même respecter deux exigences. D’abord, cette information doit parfois être à disposition de tous les salariés de l’entreprise, parfois à l’intégralité des salariés concernés. Lorsque l’intranet n’est accessible qu’à une partie des salariés, ou que tous ne bénéficient pas d’une messagerie professionnelle, ces modes de communication ne pourront être utilisés. Ensuite, et parce que cette communication est toujours susceptible de contrôle par l’inspecteur du travail, l’employeur ne pourra recourir à l’oral et devra conserver une trace écrite de sa communication, afin de prouver sa diffusion à l’ensemble des salariés. Il s’agit par exemple pour l’employeur de conserver le message électronique envoyé à tous les salariés.


Cette simplification concerne :
l’information des salariés temporaires de chaque établissement des entreprises de travail temporaire de la communication d’informations nominatives contenues dans les relevés de contrats de mission à Pôle emploi et au Direccte et du droit d’accès des salariés à ces informations (C. trav., art. R. 1251-9). À noter que cette communication ne doit être adressée obligatoirement qu’aux travailleurs temporaires ;
le règlement intérieur (C. trav., art. R. 1321-1), qui ne doit plus être affiché « à une place convenable et aisément accessibles dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche » mais qui doit être porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. Il convient de préciser que, dans ce cas, l’affichage reste le meilleur moyen pour l’employeur d’être sûr que cette information soit accessible à l’intégralité des personnes ayant accès aux locaux ;
l’avis listant les conventions et accords collectifs applicables dans l’établissement (C. trav., art. R. 2262-3), qui ne doit plus être « affiché aux emplacements réservés aux communications destinées aux salariés », mais communiqué par tout moyen aux salariés ;
la décision du préfet autorisant une dérogation pour l’entreprise d’Alsace-moselle qui emploie des salariés les dimanches et jours fériés pour certains travaux mentionnés à l’article L. 3134-5 du code du travail (C. trav., art. R. 3134-2) ;
les jours et heures de repos collectifs attribués à tout ou partie des salariés lorsque le repos est donné collectivement à la totalité ou à une partie du personnel un autre jour que le dimanche, du dimanche midi au lundi midi, le dimanche après-midi avec repos compensateur ou tout autre mode exceptionnel permis par la loi (C. trav., art. R. 3172-1). En outre, avant information des salariés, l’employeur devra communiquer cette information à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et les modalités de communication au salarié qui sont envisagées ;
l’information sur la suspension du repos hebdomadaire en cas de travaux urgents, qui ne devra plus être affichée dans l’établissement pendant toute la durée de la dérogation, mais communiquée par tout moyen aux salariés (C. trav., art. R. 3172-9) ;
les dispositions légales sur l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes (C. trav., art. L. 3221-1 à L. 3221-7), qui ne doivent plus être obligatoirement affichées « à une place convenable aisément accessible dans les lieux de travail et locaux où se fait l’embauche dans les établissements où travaillent des femmes », mais « portées par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux candidats à l’embauche » (C. trav., art. R. 3221-2). De même qu’en matière de règlement intérieur, il semble que la meilleure solution pour l’employeur soit de continuer de recourir à l’affichage, seul moyen de communication permettant de s’assurer que toutes les personnes ayant accès aux locaux puissent être informées ;
la liste des membres de l’instance de coordination des CHSCT lorsqu’elle est mise en place (C. trav., art. R. 4616-3). À noter que cette communication ne concerne que les salariés des établissements concernés par le projet commun ;
pour les agences de mannequin, les obligations d’information des mannequins, des utilisateurs et de la Direccte permettant de prévenir les conflits d’intérêts (détail des mandats sociaux), qui doivent aujourd’hui être portées à la connaissance du public et des salariés par tout moyen (C. trav., art. L. 7123-15).
le procès-verbal comportant le résultat du vote des salariés, lorsque l’employeur recours à l’approbation des salariés sur un accord collectif d’entreprise ou d’établissement (C. trav., art. D. 2232-2) ;
la communication à chaque salarié, un mois avant le départ, de l’ordre des départs en congés payés (C. trav., art. D. 3141-6) ;
la raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés à laquelle le salarié est affilié, pour les entreprises du BTP (C. trav., art. D. 3141-28) et pour les artistes du spectacle (C. trav., art. D. 7121-45).


A contrario, l’affichage reste obligatoire, encore aujourd’hui, pour l’élection des représentants du personnel et de fonctionnement des IRP et syndicats, le plan de sauvegarde pour l’emploi dans certaines circonstances, le plan en l’absence de représentation salariale et les suggestions et propositions de l’administration pour le licenciement de plus de 10 salariés en l’absence de représentation salariale, accompagné de la réponse motivée de l’employeur, les consignes en cas d’incendie, les dangers de l’intoxication et les précautions à prendre pour prévenir les maladies professionnelles, la date d’effet et d’échéance de la garantie financière obtenue par l’entreprise de travail temporaire et le temps et prix d’exécution des travaux à domicile.


De la transmission vers la communication « à sa demande » de documents aux agents de contrôle de l’inspection du travail


Les inspecteurs du travail veillent à l’application du droit du travail et constatent les infractions aux dispositions du code du travail ainsi qu’aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail (C. trav., art. L. 8112-1). À ce titre, l’inspecteur du travail dispose d’un droit d’accès aux documents obligatoires au cours de leurs visites en entreprise (C. trav., art. L. 8113-4). Nombre de documents doivent être envoyés à l’inspection en amont de sa visite, marquant certaines étapes de la vie de l’entreprise.


De la même façon qu’en matière d’affichage, la loi no 2014-1 du 2 janvier 2014 constate qu’il est fréquent que les documents auxquels les services de l’administration du travail doivent avoir accès soient simplement tenus à la disposition de l’inspecteur du travail ou lui soient communiqués sur demande. Pour les documents qui doivent être transmis à l’inspection du travail, il s’agit d’informations parfois récurrentes. Probablement conscient de l’impossibilité, pour l’inspection du travail, d’effectuer un véritable contrôle sur toutes les informations transmises par les entreprises à la réception de celles-ci, le législateur habilite le Gouvernement à simplifier ces obligations. C’est ainsi que les obligations de transmissions identifiées comme non pertinentes seront pour l’essentiel transformées en un droit de communication sur demande de l’administration, maintenant la capacité de contrôle de l’inspection du travail.


Par ailleurs, depuis le 1er juillet 2016, certaines missions de l’inspection sont explicitement confiées aux agents de contrôle de l’inspection du travail, qui regroupent des membres du corps des inspecteurs du travail et des membres du corps des contrôleurs du travail, jusqu’à l’extinction de leur corps (Ordonnance no 2016-413, 7 avr. 2016). À ce titre, les décrets du 20 octobre 2016, qui poursuivent cet élan de simplification, modifient certaines obligations de transmission de documents à l’inspection du travail en obligation de communications, à sa demande, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail. Si l’employeur n’est plus tenu, dans certains cas, de transmettre les documents à l’inspection du travail, il se doit de les conserver en vue de les remettre à l’agent de contrôle de l’inspection du travail qui en fait la demande.


Cette simplification concerne :
le nom et l’adresse du médecin désigné par l’employeur pour surveiller le local dédié à l’allaitement (C. trav., art. R. 4152-23) ;
l’avis du comité d’entreprise concernant la mise en œuvre d’horaires à temps partiel, devant être transmis auparavant dans un délai de quinze jours à l’inspection du travail, mais devant aujourd’hui être communiqué à l’agent de contrôle de l’inspection du travail à sa demande (C. trav., art. D. 3123-1) ;
les informations sur la sécurité dans certaines entreprises, notamment les installations nucléaires de base (C. trav., art. R. 4523-9 et R. 4523-12) et les chantiers du bâtiment et du génie civil (C. trav., art. R. 4532-92) ;
les rapports auparavant transmis au médecin inspecteur du travail pour les concierges et employés d’immeubles, aujourd’hui transmis à leur demande à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et au médecin inspecteur du travail (C. trav., art. R. 7214-17 et R 7214-19) ;
le récépissé de la déclaration préalable auprès de la commission nationale de l’informatique et des libertés en cas de traitement automatisée des données nominatives sur les horaires de travail (C. trav., art. D. 3171-15) ;
le rapport sur l’organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service social établi par le comité d’entreprise chaque année (C. trav., art. D. 4632-1) et celui établi par le comité interentreprises sur le service social commun, le cas échéant (C. trav., art. D. 4632-2).
À noter que la programmation individuelle des périodes d’astreinte, autrefois envoyée à l’inspection du travail, n’a plus vocation à être mise à sa disposition puisque l’article n’a pas été modifié mais abrogé(C. trav., art. D. 3171-17 anc.).


Auteur : Nadège André , Doctorante en droit privé, Université Toulouse 1 Capitole, Institut de droit privé  

Les cahiers Lamy du CE, N° 165
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